Migrarea și implementarea lină a datelor medicale

dROOT, cheia către schimbarea modului de administrare în cabinetele stomatologice.

2021-06-18
By dROOT Romania
droot
cabinete
stomatolog
migrare
date

Migrarea și implementarea lină a datelor medicale

n170 - Formulare medicale

Un proces ușor de migrare și implementare a datelor este un aspect care face toată diferența

A spus-o cineva în „glumă”, că amploarea schimbării software-ului este ca „schimbarea religiei”.

La urma urmei, schimbările sunt dificile pentru orice cabinet stomatologic, iar obișnuința este unul din cel mai mare obstacol în înlocuirea vechiului sistem cu unul nou.

Dar totuși acele câteva sute de cabinete care au trecut la administrația oferită de dROOT, știu, că schimbarea platformei este un efort și o decizie care merită, ei au fost încrezători că serviciile noului partener vor face migrarea datelor și implementarea, pe cât se poate de lină.

dROOT a realizat cu succes peste 200 de migrări dintr-o gamă largă de sisteme. Echipa profesională a abordat fiecare provocare inimaginabilă, în timp ce a migrat cu succes noii clienți către sistemul de management dROOT, din majoritatea programelor stomatologice disponibile în România.

Până în prezent din peste 10 programe concurente.

Peste 200 de migrări?

Trebuie subliniat faptul că numărul de peste 200 include migrări de date, documente și imagini din peste 10 programe stomatologice. Mutarea cabinetului stomatologic din orice tip de administrație în dROOT, se face pe baza unui protocol bine perfecționat.

Principalele „ingrediente” sunt formate dintr-o echipă talentată de profesioniști IT, dedicație și o gamă largă de abilitate și experiență.

Suntem mândri că migrarea către dROOT are un succes de 99% din cazuri, comparativ cu media industriei IT care este de 80%.

Care este temerea principală a cabinetelor stomatologice care trec la dROOT?

Munca suplimentară pentru gestionarea a două sisteme de management în timpul procesului de migrare – acesta, însă nu este necesar, deoarece folosim un proces de migrare în doi pași pentru a ne asigura că personalul va introduce o cantitate minimă de date care se pot suprapune.

În primul pas la migrarea „inițială” a datelor sunt preluate acele informații minime și de bază care sunt suficiente pentru instruirea personalului.

Acest lucru permite ca datele să fie văzute în contextul lor, să fie identificate ușor și permite clarificarea oricăror erori posibile apărute în timpul migrării.

Odată revizuite procesele de migrare a datelor, instruirea personalului este finalizată, se programează migrarea finală și punerea live al sistemului (în timpul nopții). De ani de zile punem în aplicare această metodă de migrare care minimizează procesul de acomodare și decalarea datelor.

O altă temere este „decalajul fluxului financiar”, adică teama că tranziția va întrerupe documentarea fiscală și încasările. Odată ce explicăm procesul nostru de implementare devine liniștitor faptul că nu numai că asigurăm continuitatea dar procesul de documentare financiară devine mai simplu și mai eficient.

Ce alte temeri mai sunt?

Există o îngrijorare la volumul de muncă în timp ce personalul este instruit. Ex: – am de lucru pentru o norma întreagă, trebuie să mă pregătesc pentru următorul pacient, să sterilizez, să spăl pe jos, etc., iar acum trebuie să și învăț cum să lucrez în noul sistem.

Da, toată lumea trebuie să se angajeze, pentru că la început va trebui să lucreze puțin mai mult, până va învăța noul sistem. Însă nu este diferit față de situația când unul din colegi este în concediu sau lipsește câteva zile.

Trebuie să ne aducem aminte de obligațiile legale, care dacă nu sunt realizate, nu vei putea să te scuzi că nu ai registru pentru pacienți că trebuia să speli pe jos.

Într-un final, pentru binele cabinetului, strângem puțin din dinți și mergem înainte ca o echipă și facem un sprint de doar 2 săptămâni (perioada de acomodare în majoritatea cazurilor). Interfața dROOT care este ușor de utilizat, combinată cu instruirea fragmentată a personalului facilitează acomodarea cu noul program și permite persoanelor instruite să-l folosească rapid la o capacitate ridicată.

De ce sunt oamenii, cel mai surprinși după implementare?

Sunt adesea uimiți că putem extrage date, fișiere și imagini dintr-un sistem vechi și le putem importa în platforma dROOT.

Un alt aspect de care sunt surprinși este posibilitatea de „curățare” a datelor, identificarea duplicatelor sau identificarea unor erori care nu aveau răspuns până la acest moment.

Ce le spunem celor care sunt reticenți să migreze către dROOT?

Îi liniștim în legătură cu mai multe lucruri.

În primul rând le transmitem că echipa tehnică este alcătuită din experți și au o activitate plină de succese. Au făcut-o de nenumărate ori.

În al doilea rând, după ce devenim parteneri, luăm în serios acest lucru și suntem alături de cabinet în toți pașii de implementare, acomodare și chiar și după, suntem dedicați succesului fiecărui cabinet.

În cele din urmă, beneficiile pe termen lung al utilizării dROOT compensează cu mult orice efort temporar de care este nevoie la implementare. Odată ce este pus pe linie dreaptă, întotdeauna avem utilizatori care ne sună să ne spună: - ”Acum că utilizez dROOT, viața mea este mai grozavă! Dacă aș fi știut dinainte, aș fi dorit să fac această schimbare mult mai devreme.”

Majoritatea cabinetelor stomatologice schimbă programul și stilul de administrare pentru a îmbunătăți experiența pacientului, pentru a îmbunătăți eficiența și pentru a crește profitabilitatea. De aceea, migrarea și implementarea lină a datelor sunt atât de importante.

Cu cât datele sunt mai exacte și procesul este mai rapid, cu atât mai repede un cabinet poate începe să realizeze profit semnificativ. Implementarea și migrarea datelor sunt doar câteva aspecte în care dROOT este superior altor programe de management.